zaterdag 01 september 2018
Beste bestuurders raadpleegt u wel eerst u leden hoe zij hier over denkken,
Samenvatting van de 3 overlegbesprekingen met een delegatie van het Fraudebestrijdingsteam, alle afdelingen en een delegatie namens het NPO bestuur
Aan alle aanwezige afdelingen is een verslag gezonden van de door hen bijgewoonde bespreking. Vervolgens heeft het team een aanbeveling gezonden aan het NPO bestuur. Deze aanbevelingen zijn dinsdag 26 juni jl. besproken en zullen leiden tot enkele voorstellen voor de komende extra vergadering van de Ledenraad d.d. 13 augustus 2018. In het kader van transparantie, heeft het NPO bestuur gevraagd een samenvatting te maken van de 3 gehouden besprekingen. Deze samenvatting treft u hierbij aan waarbij we ons willen beperken tot de relevante punten.
Inleidend Het is goed om inzicht te krijgen in het reilen en zeilen binnen een vereniging. Dit moet leiden van herkenning tot erkenning. Het rapport is niet opgezet om te laten zien wat er allemaal fout gaat maar om te benoemen hoe we zaken met elkaar kunnen verbeteren! Het inleveren heeft helaas pijnlijk duidelijk gemaakt dat ca. 10% van de verenigingen zich niets aantrekt van vriendelijke verzoeken, noch van de eigen afdeling noch van het NPO bestuur. Wij volstaan verder met het paginagewijs volgen van de gemaakte opmerkingen.
Ad. A. en B. De bewaarplicht en de manier waarop Elke afdeling erkende dat onze reglementen hierin niet voorzien. Elke afdeling deelde de mening dat de regelgeving op dit punt dient te worden herzien. De bewaarplicht ligt bij de concoursgevende instantie en dat zijn voornamelijk de afdelingen. Zij kunnen onder hun verantwoordelijkheid een regeling treffen met samenspelen en/of verenigingen. Dit vraagt om uniformiteit en regelgeving. De bewaartermijn kan belangrijk ingekort worden.
Ad. C. Het aanleveren van de bescheiden Mede door het ontbreken van regelgeving en het gebrek aan discipline moeten we helaas vaststellen dat dit zorgelijk is verlopen. Voegen we daarbij de kwaliteit van het ingeleverde dan moeten we onderkennen dat we als organisatie een collectief probleem hebben. Dat het NPO bestuur dit jaar afziet van sancties is prijzenswaardig maar er dienen goede afspraken gemaakt te worden om herhaling te voorkomen.
Ad. D. Toetsing aan de reglementen Vrijwel unaniem wordt onderschreven dat de reglementering behoorlijk achterloopt en gedateerd is. Toetsing is derhalve onmogelijk.
Ad. E. Hoe gaan de verenigingen er mee om Het landelijke beeld maakt duidelijk dat het bij nagenoeg alle verenigingen ontbreekt aan het inzicht waarvoor de bewaarplicht feitelijk dient. Het wordt globaal genomen gezien als een wat lastige verplichting. Dit wordt overduidelijk bewezen door de aangeleverde stukken.
Ad. F. Welke afwijkingen zijn geconstateerd Dat betreft een 20 uiteenlopende vaststellingen, hierover is bij sommige punten wel uitgebreid gesproken is over de belangrijkheid maar aangezien het slechts geconstateerde feiten betreft kon daarover geen discussie zijn.
Ad. G. Overige opgevallen zaken Het gaat hier om 15 punten waarvan een deel is besproken.
• Bij het eerste gedachtenpunt moet aangevuld worden dat naast Benzing M1 en Bricon ook Tipes hierin voorziet. • Ingekorfd bij…..dient altijd ingevuld te zijn. • Voor de functie van de vrachtbrieven werd verwezen naar afdeling 1 die blijkbaar een sluitend en goed systeem hebben. • Dan volgen 6 punten die voor kennisgeving werden aangenomen. • Vrijwel unaniem wordt de mening gedeeld dat het anno 2018 niet meer van deze tijd is om zo’n papierwinkel in stand te houden. • De hoklijst en de entlijsten, hiervan is een grote meerderheid van mening dat er een koppeling moet komen ter controle en dat de duiven op de hoklijst ook daadwerkelijk op naam van de liefhebber zouden moeten staan. • De vaststelling dat naar mate de verenigingen groter zijn en beter spelende leden heeft ook de bescheiden beter verzorgd worden verbaast niemand.
Ad. H. Aanbevelingen De punten onder A, B en C. zijn aanbevelingen die door het bestuur na ampele overwegingen op dit moment nog niet rijp genoeg bevonden zijn om in te voeren. De dekking door reglementen ontbreekt hiervoor. Door verschillende afdelingen is er ook al op gewezen dat sancties niet zonder meer ineens opgevoerd kunnen worden. Onder punt D. Het team heeft voorgesteld als te bewaren bescheiden aan te merken de inkorflijsten en de uitslag. Enkele afdeling zien ook graag de aankomstlijsten en klokkenlichtstaten opgenomen. Onder punt
E. Er kwam een voorstel uit één van de sessies om mandenlijsten voor alle verenigingen weer in te voeren omdat die hun waarde bij onregelmatigheden meermaals hebben bewezen.
De inkorflijsten en kloksystemen Onder dit kopje staan 10 punten waarvan het team meent dat ze de moeite waard zijn om te overwegen die in te voeren. Hierover werden de nodige opmerkingen gemaakt.
• Het lidnummer dient onlosmakelijk verbonden te zijn aan zijn coördinaten, het opnieuw vermelden kan achterwege gelaten worden. Ook het vermelden van de coördinaten van de losplaats kan weggelaten worden. • Het vakje ingekorfd bij ………. dient een verplicht veld te zijn. • Men vond het vermelden van de codesleutel absoluut wenselijk. Dat geldt ook voor de aankomstantenne i.v.m. mogelijke controles. Overigens wordt in een afdeling hoogst zelden gecontroleerd. • De overige punten zullen worden doorgespeeld naar de commissie Elektronisch Constateren.
De verenigingen Niet verwonderlijk dat bij dit onderwerp in alle drie de sessies uitgebreid is stilgestaan. Onze organisatie bestaat intussen uit ca. 620 verenigingen met bijna 17.000 leden verdeeld over 380 gemeenten in Nederland. Er is in het verleden besloten om vanwege de terugloop in leden ook de aantallen voor leden en inkorvende te verkleinen. Die stap blijkt achteraf niet juist te zijn geweest. Vrijwel alle afdelingen kunnen zich vinden in één getal voor het aantal inkorvende leden op elke discipline waarbij men minimaal 7 werd geopperd. Er vallen twee ontwikkelingen waar te nemen in verenigingen; 1ste Is de bedrijfseconomische ontwikkeling bij het vervoer binnen de Afdeling. De Overnachtfondspelers korven allemaal al centraal in. Ook hanteren veel afdeling ook voor de Dagfondspelers al een beperkt ophaalschema. 2e Veel verenigingen krijgen hierdoor moeite met het vinden van voldoende vrijwilligers om het Vitesse / Midfondspel ongestoord te regelen en er ontstaat soms ook een zorg voor de inkomsten, bijv. uit de baromzet.
Deze ontwikkelingen, gekoppeld aan een toekomstperspectief, noodzaakt, volgens het team, onze organisatie om op elk niveau te streven naar samenwerking, maar met stip ligt die prioriteit bij verenigingen.
Om tot een juist inzicht te komen hoe verenigingen zijn samengesteld heeft het NPO bestuur alle afdelingen verzocht om per vereniging een opgave te doen van het aantal ingeleverde hoklijsten voor 2018. Het is onbegrijpelijk dat diverse afdelingen niet in staat blijken zulke onmisbare informatie aan te leveren. Tot slot is in elke sessie nog gefilosofeerd over 5 onderwerpen waarvan wij u de gemeenschappelijke mening geven.
De Ledenadministratie Er werden twee kernpunten besproken, het punt waar iedereen het over eens was is dat we moeten streven naar het beëindigen van de enorme papierwinkel. Het tweede punt ging over de volgorde van lid worden. Nu meldt men zich aan en wordt automatisch lid van de NPO. Door het team is geadviseerd om een potentieel lid zich eerst lid te laten aanmelden bij de NPO en vervolgens bij een vereniging. Ook de Voorzitter heeft nog uiteengezet welke stappen we nu zouden moeten maken met elkaar om toekomstgericht te kunnen functioneren. Dit werd in grote lijnen door alle afdelingen onderschreven.
Het overschrijven van duiven Even los van de voorwaarden waren alle afdelingen het er over eens dat dit niet tot een kerntaak van het NPO-bureau behoort. Met 12.000 overschrijvingen tijdens een beurs en het grote aantal wat per post wordt gestuurd, dient dit op korte termijn dichter bij de basis te worden georganiseerd. Het bestuur zoekt dit uit en komt op korte termijn met een voorstel.
De hoklijst en de entlijsten Beide lijsten hebben elk een rol in het proces. Over de hoklijst is men duidelijk die moet blijven en vervult een belangrijke rol. Met de duiven die daarop staan wordt gespeeld. Wel ging de discussie over het opnemen van alle duiven op die hoklijst. Het team adviseerde alleen de vliegduiven op te nemen maar dan ook direct te controleren of die allemaal op naam staan. Bij een enkele afdeling worden alle duiven nog op die hoklijst gezet. Het uniformeren van de op de hoklijst te plaatsen duiven vond bij iedereen bijval. De entlijsten. Iedereen onderkende dat dit een heikel punt is geworden. Dit wordt in hoofdzaak veroorzaakt door het gedrag van de diverse duivengeneesheren die volkomen in strijd met de regels de entstof en de ondertekende entlijsten “verkopen” aan veel liefhebbers die vervolgens bij veel collega’s de enting verrichten. Een vervelende situatie waarvoor men niet snel een oplossing kon bedenken. Algemeen werd onderschreven dat beide lijsten opgenomen moeten worden in een automatiseringsslag.
De vrachtbrieven of verzamelstaten Met de verwijzing naar het digitale gebruik bij afdeling 1 werd hierover nauwelijks gediscussieerd.
Tot slot We hebben een samenvatting gemaakt van de drie besprekingen met daarin alle kernpunten. Na deze drie bijeenkomsten heeft het team nog een document aan het NPO bestuur gezonden met daarin de punten waarover op korte termijn besluiten kunnen worden genomen. Het lijkt correct deze lijst deze rapportag toe te voegen en aan alle afdelingen te sturen.
• Er was ook een verzoek van meerdere afdelingen om deze slotsamenvatting ook naar alle verenigingen te sturen.
Op dinsdag 26 juni heeft het NPO bestuur deze laatste lijst met aanbevelingen met het team besproken en over de punten waarop al een besluit is genomen informeren we u nu reeds.
Aanbevelingen vanuit het team Fraudebestrijding.
1. De bewaarplicht wordt opnieuw beschreven en wordt in de komende Ledenraad besloten.
2. Verenigingen gaan bestaan uit 15 leden, art. 4 van het HH-reglement.
3. Verenigingen dienen per wedvlucht met tenminste 8 spelende leden te zijn om zelfstandig te kunnen inkorven. In het HH-reglement onder art. 4 lid 4b. moet staan 8 onder lid 4c moet 5, tweemaal, aangepast worden naar 8. Bij lid 5 onder d. moet het getal 25 aangepast worden naar 15.
4. Of, analoog aan deze aanpassingen, ook het aantal leden voor een samenspel wordt opgehoogd heeft het NPO bestuur nog in beraad.
5. Zodra alle afdelingen hun opgave per vereniging van het aantal ingeleverde hoklijsten naar het NPO-bureau hebben gestuurd kunnen nog verdere aanpassingen volgen.
6. De volgorde van het lid worden, of eerst NPO lid of eerst verenigingslid wordt nog nader onderzocht.
7. Het overschrijven van duiven zal in 2019 decentraal worden geregeld.
8. Ook de procedure rond de hoklijsten zal voor 2019 eenduidig worden geregeld. Ook de eigendomsregistratie zal hieraan gekoppeld worden.
U heeft hierbij alle ins en outs van het oorspronkelijke rapport, de aanbevelingen en de meest recente standpunten in bezit.
Met vriendelijke groet,
Aanbevelingen vanuit het Team Fraudebestrijding.
1. De bewaarplicht en voorschriften over hoe, wie en wat. Reglementaire toetsing. - Er dient een voorschrift via de afdeling naar elke vereniging te gaan. Dat geldt ook voor de manier van bewaren. Volstaat de inkorfbescheiden en de uitslag in een gesloten enveloppe met daarop datum, vlucht en ver. nr.. - Het NPO bestuur dient een besluit te nemen over het niet opvolgen van het voorschrift en het niet (kunnen) nakomen. De sanctie hierop kenbaar maken aan alle betrokkenen. 2. De opmerkingen onder; de inkorflijsten en kloksystemen, doorspelen naar de NPO commissie Electronisch constateren. 3. Verenigingen en leden.
a. Duidelijkheid verschaffen over het begrip leden, zijn dat actieve beoefenaars of donateurachtige leden. Nu spreken we uitsluitend over de combinatie van beiden.
b. Het antwoord op het onderzoek bij de afdelingen afwachten over de opgave van het aantal actieve leden per afdeling. Vervolgens beslissen of we de reglementen aanpassen naar actieve leden of niet.
c. Verenigingen dienen te bestaan uit 15 (actieve ?) leden. Dit in alle reglementen opnemen.
d. Eén getal vaststellen voor het toegestane aantal inkorvende leden zowel op verenigings-afdelings als Nationaal niveau. Dit zou bijv. 10 kunnen zijn. In het HH. Reglement onder Art. 4 onder lid 4 de punten c, d en e laten vervallen.
e. Samenspel kiezen als uniforme benaming voor het spel volgens op het verenigingsspel en hiervoor bijv. 150 leden als minimum aantal spelende leden invoeren.
f. Kiezen voor een andere volgorde van lid worden van de NPO. Niet het lid worden van een vereniging is bepalend maar eerst dient het lidmaatschap van de NPO verkregen te zijn alvorens men zich kan aanmelden bij een vereniging.
g. Het overschrijven van duiven moet niet worden verzorgd in Papendal maar per afdeling via één plaats waarbij het bezit van het eigendomsbewijs en het akkoord van de vorige eigenaar criteria dienen te zijn om te bepalen of de overschrijving al dan niet juist is.
h. Er dient een procedure te worden opgesteld waarbij de hoklijsten en de entlijsten op elkaar worden afgestemd en gecontroleerd. Het resultaat dient in getal en afwikkeling bewijsbaar bij een afdeling per vereniging gearchiveerd te zijn. Het NPO bureau dient hiervan een optelsom in kopie per vereniging te krijgen.
i. De hoklijsten en entlijsten mogen geen duiven bevatten die niet op naam geregistreerd staan van de indiener.
Vanuit de uitgevoerde controles denken we dat een follow up dringend gewenst is.
